1- وصف المهن المرتبطة بتخصصات السكرتاريا و السكرتاريا الإدارية :) التي ستمارس من قبل الخريج/ة عند التخرج من مؤسسات التعليم و التدريب المهني)
تتعدد الأعمال والمهن المرتبطة بتخصصات السكرتاريا و السكرتاريا الإدارية حيث تشمل السكرتاريا، السكرتاريا التنفيذية و المساعدة الإدارية.
السكرتاريا: تشتمل مهام السكرتاريا على تنفيذ وتنسيق النشاطات المكتبية وتمرير المعلومات للموظفين والعملاء بدقة ، ويعتمد المدراء والمهنيون والعاملون في المؤسسات و الشركات و المنشآت الإقتصادية المختلفة على مهام السكرتاريا في تسيير العمليات الادارية ، وتختلف المهام المنوطة بالسكرتاريا ، حسب مستوى المسؤولية التي تتحملها ، ونوع المنشأة التي تعمل بها . تشمل السكرتاريا مجموعة من الاعمال المكتبية والادارية اللازمة لتسيير أعمال المؤسسة بصورة فعالة ، ومن هذه الاعمال : جدولة المواعيد ، والاجابة على الاستفسارات ، ونقل المعلومات عبر الهاتف وتنظيم الملفات وتعبئة النماذج والكتابة وطباعة الرسائل وعمل ترتيبات السفر والمواعيد والاتصال بالعملاء وغيرها من الاعمال، و قد تطورت اعمال السكرتاريا لتشمل تشغيل الحواسيب الشخصية واستخدامها لمعالجة النصوص ووضع الجداول وقواعد البيانات واستخدامها في مجالات النشر والتصميم و البحث عن المعلومات اللازمة. كما تتطلب المهام اتقان اللغة العربية والإنجليزية كتابة و محادثة. على القائمين بمهام السكرتاريا اجادة استعمال المعدات المكتبية مثل الفاكس والكمبيوتر وآلة التصوير وآلات التسجيل المتصلة بالهاتف، ويمكن للعاملين في مجال السكرتاريا العمل في مجالات تخصصية عدة منها يتطلب منهم الحصول على مهارات و كفايات متخصصة اضافية:
السكرتاريا التنفيذية او المساعدة الادارية : واصبحت مهام السكرتاريا التنفيذية تتركز نحو العلاقات العامة كاستقبال الزوار وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات والاجابة على الرسائل اضافة للقيام بما سبق من مهام للسكرتاريا. وتتولى السكرتاريا التنفيذية ايضا مهام اخرى اكثر تعقيدا كاعداد الابحاث والتقارير الاحصائية وتدريب موظفين جدد ومتابعة قضايا وشؤون الموظفين الواقعة ضمن تخصصها، ومتابعة المسائل المالية ضمن تخصصها.
وفي المؤسسات و المنشات الكبيرة قد تنحصر مهام السكرتاريا بالإستقبال او المخازن او الطباعة او الأرشيف.
2- وصف التخصص: الكفايات المطلوبة لأداء تلك المهام:(الكفايات و المهارات التي يتم التدرب عليها في مؤسسات التعليم والتدريب المهني ليستطيع ممارسة المهن المرتبطة بتخصص السكرتاريا/ السكرتاريا الإدارية/ السكرتايرا المتخصصة حسب الوصف اعلاه)
للقيام بالمهام السابقة تحتاج مهنة الاعمال الادارية والسكرتاريا للحصول على الكفايات من المعارف و المهارات و الإتجاهات اللازمة لذلك، تبدأ من كفايات عامة في مجال الاتصال والتواصل والتعامل ، والتمكين، لمعرفة كيفية التعامل مع الزبائن والجمهور والتواصل معهم ، الى كفايات متخصصة في مجالمهارات استخدام برامج الحاسوب المختلفة، مهارات المحاسبة ومسك الدفاتر، واستخدام المهارات اللغوية كتابة و محادثة لتشمل اللغة العربية والانجليزية، ومعرفة مصطلحات المهنة باللغتين. كما تشمل مهارات تعبئة النماذج والتسجيل والتنظيم والارشفة، وتتطلب مهارات متخصصة في حال العمل بالمجالات المتخصصة من معرفة بمصطلحات المهنة، والقيام بالمعاملات المرتبطة بالمهنة. واستخدام المعدات المكتبية المختلفة، ومعرفة باجراءات السلامة العامة ، والمهارات الحياتية اللازمة وبناء الشخصية اللازم للقيام بالمهام المطلوبة، و الكفايات التي تمكنه من القيام بالمهام اللازمة في وصف المهنة (وهي المؤهلات المطلوبة لسوق العمل)، اضافة لاتقان مهارات التكنولوجيا الحديثة والتي يحتاجها سوق العمل.
2. التطور المهني
من الممكن ان يبدأ عمل السكرتير(ة ) بالإستقبال او الطباعة والإعمال المكتبية الأولية لليتطور لصياغة الرسائل و التقارير وتزداد المهام فالسكرتير(ة) الآن هو
مساعد(ة) تنفيذي أو مساعد(ة) إداري. يقوم بعدة مهام متنوعة ومتشعبة تستلزم يقظةومتابعة وملاحقة
واستدراك في الوقت نفسه، وبقدر متساوٍ من الكفاءة.
ومن الممكن ان تزداد المسؤوليات بحسب تطور الموظف (ة) لتصبح مديرة مكتب، او مديرة ادارية/ منسقة ادارية الخ من خلال زيادة الخبرة و اكتساب المزيد من المعارف و المهارات.
كما ان الدخل و التوظيف مرتبط بالحالة الإقتصادية العامة الا ان الإحصاءات بينت قدرة عالية لخريجي المهني على ايجاد عمل والتطور في مجال المهنة.
1. اماكن التدريب على المهنة
بعض المراكز توفر تدريب على السكرتاريا او السكرتاريا الادرية فقط ، واخرى تضيف لها سكرتايا طبية وسياحية مما يؤهل خريجي كل منها للعمل في المجالات المختلفة.
